Zapytanie ofertowe Nr 3/2023

GK.3132.3.2023

                                                                                                                   Chocianowice, 21.12.2023 r.

Zapytanie ofertowe Nr 3/2023

I. Nazwa i adres Zamawiającego:

   Zespół Szkolno Przedszkolny w Chocianowicach

   46-280 Chocianowice 78

    Nabywca - Gmina Lasowice Wielkie

                        Lasowice Wielkie 99A

                        46-282 Lasowice Wielkie     

                        NIP: 751-16-83-021

    Odbiorca - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Chocianowicach

                        46-280 Chocianowice 78

                           Tel.:  77/413 26 07, fax : 77/413 27 58 wew. 22

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie jest prowadzone na podstawie wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, których wartość nie przekracza kwoty 130.000,00 złotych netto.

III. Nazwa zadania:

Dostawa oleju napędowego grzewczego do jednostek  wchodzących w skład

Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Chocianowicach do 31 maja 2024 roku

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1.1.  Rodzaj zamówienia: dostawa

1.2 Przedmiotem zamówienia jest dostawa oleju napędowego grzewczego do jednostek wchodzących w skład Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Chocianowicach do 31 maja 2024 roku.  Szacunkową ilość przedmiotu zamówienia określa się na 23.500 litrów i może ona ulec zmianie, czyli zwiększyć się lub  zmniejszyć, w zależności od panujących temperatur, bez konieczności zmiany umowy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tytułu zmniejszonej ilości realizacji przedmiotu zamówienia.

 1.3  Wymagane parametry oleju opałowego grzewczego:

            paliwo musi spełniać Normę PN-C-96024:2020-12

            - gęstość w temperaturze 15°C nie wyższa niż 860 kg/m³,

            - wartość opałowa min. 42,6 MJ/kg,

            - temperatura zapłonu min. 56°C

            - temperatura płynięcia max -20°C,

            - pozostałość po koksowaniu  w 10% pozostałości destylacyjnej max. 0,3%(m/m)’

            - zawartość siarki max. 0,1%(m/m),

            - zawartość zanieczyszczeń stałych max. 24 mg/kg,

            - zawartość wody max. 200mg/kg,

            - pozostałość po spopieleniu max. 0,01%(m/m),

            - zawartość znacznika SY 1246-9 mg/l,

            - zawartość barwnika S Red 19 min 6,3 mg/l,

            - barwa czerwona.

       1.4 Wspólny słownik zamówień:  CPV -09.13.51.00-5

       1.5 Miejsce realizacji dostaw:

            - Szkoła Podstawowa w  Chocianowicach, Chocianowice 78, - 20.000 Litrów

            - Przedszkole Samorządowe w Chocianowicach , Chocianowice 79, - 3.500 Litrów

IV. Termin wykonania zamówienia:

Dostawa oleju napędowego grzewczego nastąpi od dnia podpisania umowy do 31.05.2024r. własnym transportem do jednostek wchodzących w skład ZSP Chocianowice. Odbiór dostawy oleju  odbywać się będzie w dniu uzgodnionym przez Zamawiającego z Wykonawcą, na podstawie pisemnego zawiadomienia Zamawiającego, wysłanego drogą elektroniczną lub przekazanego telefonicznie , do Wykonawcy na 2 dni przed dostawą.

V. Warunki udziału w postępowaniu:                     

W zapytaniu ofertowym mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności.(spełnia/nie spełnia),
• posiadaja wiedzę i doświadczenie oraz dysponuja odpowiednim potencjałem technicznym     i osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia,(spełnia/nie spełnia),
• sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewnia wykonanie dostawy.(spełnia/nie spełnia).

VI. Wykaz oświadczeń i dokumentów od Wykonawców w celu wykazania spełniania przez nich warunków udziału w zapytaniu ofertowym a w szczególności:

•  koncesja, zezwolenia lub licencja na obrót paliwami ciekłymi,
• aktualny odpis z właściwego rejestru i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składana ofert,

• złożone oświadczenie (zał. Nr 2),
• inne dokumenty - upoważnienie do podpisywania oferty (jeżeli dotyczy).Upoważnienie należy załączyć  tylko wówczas, jeżeli osoba lub osoby podpisujące ofertę nie figurują w odpowiednich rejestrach i nie są uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.

VII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania informacji, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami:

7.1 Wszelkie zapytania Wykonawca może składać pisemnie na adres:

Zespół Szkolno - Przedszkolny w Chocianowicach, 46-280 Chocianowice 78, telefonicznie na nr 77/4132758 wew.22 lub drogą elektroniczną na adres k.weber@chocianowice.edu.pl

7.2 Osobą do porozumiewania się z Wykonawcami odnośnie zapytania ofertowego jest Kornelia Piekiełek  tel. 77 4132758 wew. 22 w godz. 8.00 - 15.00, e-mail: k.weber@chocianowice.edu.pl

VIII.  Termin związania ofertą:

30 dni od ostatniego terminu składania ofert .

IX. Opis sposobu przygotowania oferty:

9.1 Oferta stanowi wypełniony „Formularz Ofertowy” wraz z dołączonymi dokumentami.  Musi być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę lub upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy oraz na każdej stronie oferty  i oświadczeniach złożona parafka. W przypadku gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być dołączone pełnomocnictwo, określające zakres umocowania.

9.2 Wszystkie strony oferty oraz wszelkie miejsca, w których  Wykonawca naniósł  zmiany powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

X. Miejsce oraz termin składania ofert:

    Ofertę należy złożyć:  w sekretariacie Zespołu Szkolno - Przedszkolnego w Chocianowicach ,  46-280 Chocianowie 78, w zamkniętej kopercie z dopiskiem :

„Dostawa oleju napędowego grzewczego do jednostek wchodzących w skład Zespołu    Szkolno – Przedszkolnego w Chocianowicach do 31 maja 2024 roku. „

                                            W terminie do 02.01.2024 r. do godz. 13⁰⁰.

1.Podać należy nazwę i adres oferenta.

2.Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4.Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym według załącznika nr 1 do zapytania ofertowego.

XI. Opis sposobu obliczenia ceny:

Cenę oferty należy przedstawić zgodnie z zał. nr 1. Cena brutto powinna zawierać obowiązujący podatek VAT. Cena ofertowa powinna być podana w jednym wariancie i określona cyfrowo i słownie. W okresie realizacji zamówienia obowiązywać będzie cena PKN ORLEN S.A publikowana na stronie internetowej www.orlen.pl. Upust/marża za 1 litr oleju napędowego grzewczego ma być podana kwotowo w złotych polskich i jest stała przez cały okres realizacji zamówienia. Cena zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia,   w tym koszty dostawy, podatku VAT, wyładunku oraz wszystkie inne koszty wynikające z realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie ze specyfikacją i umową. Dopuszcza się możliwość zmiany ceny jednostkowej dostarczonego oleju w przypadku zmiany cen oleju napędowego grzewczego na rynku krajowym (zmiana ceny przez PKN ORLEN S.A) oraz zmiany stawek podatku VAT na podstawie obowiązujących przepisów. Nowa cena będzie obliczona na podstawie wyliczenia przedstawionego wyżej z doliczeniem stałej marży lub odjęciem stałego upustu w wysokości zgodnej z wartością podaną w pkt 8 § 1 i formularzu ofertowym w dniu zamówienia opału. Zamawiający kupuje konkretne ilości oleju w litrach w temperaturze rzeczywistej, zgodnie ze wskazaniem zalegalizowanego układu pomiarowego w samochodzie dostawczym za cenę ustaloną w zapytaniu ofertowym oraz umowie, bez żadnych dodatkowych przeliczeń. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich.  Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia rozliczeń z Wykonawcą w walutach obcych.

XII. Kryteria oceny  ofert:

Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, którego oferta spełnia wszystkie wymagania określone w zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane niżej kryterium wyboru. Upust/marża (zł/litr) Wykonawca odniesie się do ceny netto oleju napędowego grzewczego, publikowanej na stronie  internetowej PKN Orlen S.A. obowiązującej w 21.12.2023 r. Wszystkie ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

   Cena oferty 100%.

       Przy ocenie kryterium ceny Zamawiający będzie posługiwał się następującym wzorem.

                                                     Wp = (Cmin  : Cofert) x 100 pkt

            Wp - ilość punktów obliczona dla badanej oferty,

            Cmin - cena w złotych najtańszej oferty,

            Cofert - cena w złotych badanej oferty,

            100 punktów- cena  najtańszej oferty.

       Wykonawcy zostaną przyznane punkty w skali od 0 do 100 z dokładnością do dwóch miejsc po    przecinku. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę, jak również będzie brana pod uwagę dotychczasowa nienaganna współpraca. Informację o wyborze oferty Zamawiający prześle wszystkim oferentom drogą elektroniczną, zamieści na stronie internetowej https://zspchocianowice.szkolna.net/bip/ oraz na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie.

XIII.  Dodatkowe informacje:

13.1 Wynik postępowania zostanie ogłoszony na stronie internetowej Zamawiającego https://zspchocianowce.szkolna.net/bip/

13.2  Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji szczegółowych warunków realizacji umowy z najlepszymi oferentami.

13.3 Jeśli Dostawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w wyznaczonym terminie Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert , bez przeprowadzenia ich ponownej oceny, chyba, że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

13.4 Termin związania z ofertą 30 dni.

13.5 Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny,

13.6 O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę, którego oferta została wybrana, odrębnym pismem lub telefonicznie.

XIV. Warunki płatności:

Zamawiający będzie regulował należności przelewem w terminie do 7 dni od daty dostawy oraz wpływu faktury. Zapłata nastąpi na wskazany numer rachunku Bankowego Dostawcy, który widnieje na tzw. białej liście podatników Vat. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

XV. Ochrona danych osobowych zgodnie z RODO:

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO : Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu  Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

a. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor ZSP w Chocianowicach, 46-280 Chocianowice 78,

   b. inspektorem ochrony danych osobowych w ZSP w Chocianowicach jest Pan Mariusz Jurczyk, adres e-mail: kadry@chocianowice.edu.pl.,

c. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego: „Dostawa oleju napędowego dla jednostek wchodzących w skład ZSP w Chocianowicach do 31 maja 2024 roku”, prowadzone na podstawie wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych.

d. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania.

e. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,

f. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związany z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,

g. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

         h. posiada Pani/Pan:                                                                                                      

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO
  i.  nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

XVI. Dane do faktury:

              Nabywca:                                                             Odbiorca, Płatnik, Adresat:

       Gmina Lasowice Wielkie                            Zespół Szkolno – Przedszkolny w Chocianowicach                 

       Lasowice Wielkie 99A                                46-280 Chocianowice 78   

       46-282 Lasowice Wielkie

       NIP 751-16-83-021